2023. július 17-26. között Veszprémben megrendezésre került az Európai Városok Szövetségének 2023-as ifjúsági cseréje, melynek megvalósításában a Veszprém-Balaton 2023 Zrt. és Veszprém MJV Önkormányzata megbízásából a GYIÖT vállalt szerepet. 6 ország 7 településéről érkeztek fiatalok a Bakony-Balaton régióba, hogy nemformális tanulási módszerek segítségével fejlesszék interkulturális kompetenciáikat és szerezzenek országhatárokon átívelő barátságokat. Az esemény fontos eleme volt a fiatalok által megálmodott, előkészített és megvalósított utcai előadás, amelyet az utolsó napokban prezentáltak a helyi közösségnek. Ennek folyamatánál művészeti eszközöket és a projektalapú tanulás módszertanát alkalmaztuk, hogy a fiatalok a lehető legkreatívabban tervezzék meg a lakosoknak szánt programot. Ez a nyolc napos tábor számokban 70 résztvevőt jelentett, ami azt mutatja, hogy egy nagyobb volumenű esemény lebonyolításáról volt szó. Ez idő alatt 10 szervező segítette a fiatalok sikeres munkáját.
Kihívás egy ilyen nagy létszámú program során hatékonyan kommunikálni, ezért a 8 nap során a kapcsolattartás legfontosabb felületét a LineUpr jelentette. A LineUpr egy weboldal, illetve telefonos alkalmazás, mellyel egyszerűen lehet informálni a résztvevőket egy-egy esemény során a napi programelemekről, helyszínekről és egyéb fontos részletekről egyetlen okoseszköz segítségével. Virtuális programfüzetként szolgál és segíti az információ gyors áramlását sok résztvevő esetén is. Továbbá az Erasmus+ program által finanszírozott projektek egyik kiemelt célja a fenntarthatóság és a minél környezetbarátabb események szervezése, ezzel az alkalmazással pedig egyáltalán nincs szükség a programok papíralapú ismertetésére.
Igyekeztünk minél jobban kihasználni az alkalmazás adta lehetőségeket, hogy minden résztvevő számára átlátható legyen a 8 nap programja. Amennyiben az esemény több helyszínen történik, esetlegesen az adott település határát is átlépi, érdemes lehet a lokációk menüpontban az összes helyszínt külön-külön feltüntetni, kisebb leírást rendelni hozzájuk ahhoz kapcsolódóan, hogy melyik helyszínen mivel találkozhatnak a résztvevők, vagy milyen szolgáltatásokat vehetnek igénybe. Esetünkben az étkezés a szálláson kívül történt, a napközbeni programok lebonyolításához szükséges terem pedig egy harmadik fontos helyszín volt, így nagy segítséget jelentett, hogy az alkalmazásból egy kattintással elérhető volt a térkép, amivel a fiatalok gyorsan tudtak útvonalat tervezni egyik pontból a másikba, bárhol is legyenek a településen belül. Az alkalmazásban hatalmas pozitívum, hogy bármelyik menüponthoz lehet linket rendelni, így amennyiben más városokat, helyszíneket is meglátogatunk egy esemény során, egy rövidebb bemutató leírás mellé szerencsés a weboldalt is feltüntetni, így aki szeretne több információt megtudni egy adott programról, településről, gyorsan megtalálhatja azt. Esetünkben a Veszprémi Utcazene Fesztivál pontosan a tábor ideje alatt került megrendezésre, amely iránt kifejezetten érdeklődtek a fiatalok. A négynapos programot pedig nem volt szükség nyomtatott formában megosztani velük, egyetlen kattintással elérték azt. Továbbá az alkalmazásban lehetőség van lokációk alapján keresni a programelemek közt, így átláthatóvá lehet tenni a résztvevők számára, hogy melyik helyszínen milyen jellegű programok várnak rájuk.
A programelemek leírásánál a pontos időintervallumon és helyszínen kívül, amennyiben szükséges, emlékeztetőként tudunk szöveget is csatolni. Ez jól jöhet amennyiben a résztvevőknek szükséges saját felszerelést hozniuk egyes tevékenységekhez (pl. strandoláshoz papucs, törölköző, fürdőruha, stb.), illetve amennyiben szeretnénk előre megosztani néhány információt. Mindezzel lehetőséget tudunk adni a fiataloknak, hogy minél felkészültebben jöjjenek a workshopokra. A napok kezdetén szánhatunk 15 percet arra, hogy együtt átgörgessük a LineUprbe feltöltött napi programot, így amennyiben valakinek kérdése van bármelyik programelemhez kapcsolódóan, azonnal tud plusz információt kérni a facilitátortól, szervezőktől. Csatolt szövegként feltölthető a napi menü is az étkezésekhez, amivel szintén kiküszöbölhető az, hogy kinyomtatva kelljen megosztani a résztvevőkkel, illetve átláthatóbb is azáltal, hogy nem egy nyolc napot felölelő táblázatba rendezzük el a napi három étkezést, hanem napra lebontva éppen csak egy látszik listanézetben.
Az átláthatóság érdekében a különféle programelemeket kategóriák szerint fel tudjuk osztani, melyeket különféle színek jeleznek. A programelemek között lokáció mellett kategória szerint is lehet keresni, ami megkönnyíti a fiataloknak, hogy információt kapjanak a számukra érdekes vagy éppen releváns eseményekről: legyen az kültéri program, kötelező workshop, szabadidős program vagy étkezés. Megéri rászánni az időt arra, hogy kategóriákat készítsünk és a programelemeket azokhoz csatoljuk.
Az applikációban a résztvevőket egyenként, illetve az eseményt támogató szervezeteket is egyesével hozzá tudjuk csatolni az esemény oldalához. Az utóbbihoz leírást és linkeket is tudunk csatolni, ezáltal a résztvevők megismerkedhetnek a partnerintézményekkel, akár szolgáltatókkal vagy támogatókkal. Ez kifejezetten akkor fontos, ha egyes támogatók előadást tartanak a munkájukról az esemény során, így előzetesen vagy éppen utólag tudnak az interneten keresztül új és még szélesebb információt szerezni a szervezetekről és intézményekről a résztvevők. A résztvevők esetében kategóriákhoz tudjuk csatolni őket is, ami nagy segítség tud lenni az első napokban, hiszen így név szerint megtudhatják a résztvevők, hogy kik a nemzeti csoportok vezetői egy-egy ifjúsági csere során, melyik szervezőnek mi a fő feladata, egyes problémák során vagy konkrét kérdésekben ki tud segítséget nyújtani. Ezt nem kell kötelező elemmé tenni az események során, mivel nem mindenki érezheti komfortosnak, ugyanakkor jó ötlet lehet megadni a lehetőséget a résztvevőknek, hogy személyre szabják a saját oldalaikat fotókkal, szerintük érdekes információkkal önmagukról, linkekkel, melyek az általuk preferált közösségi oldalakra vezetnek. Így a résztvevők láthatják, hogy kikkel fogják együtt tölteni a napjaikat, esetlegesen hasonlóságokat is észrevehetnek egymás bemutatkozásában, amelyből barátságok tudnak később születni. Összességben elmondható az esetünkben, hogy a fiatalok kifejezetten élvezték, hogy felajánlottuk ezt nekik opcióként és kreatívan álltak hozzá ehhez az opcionális feladathoz. A későbbiekben többször visszacsatoltak a beszélgetésekben a bemutatkozásokhoz, legfőképpen akkor, mikor a közös performansz megtervezéséhez ért a program és fontos volt arra figyelni, hogy egyénileg ki mivel tudna hozzájárulni a sikerességéhez. Sajnos a résztvevőknek nem lehet jogosultságot adni kifejezetten csak arra, hogy a saját profiljukat szerkesszék a listán belül, így érdemes ehhez létrehozni egy Google Formot, az ott összegyűjtött válaszok alapján pedig frissíteni az oldalukat.
Az applikáción keresztül lehetőség nyíik felugró üzenetek, értesítések küldésére is a résztvevőknek, akik bejelentkeznek a platformra. Ez a funkció kreatív kiegészítés lehet a résztvevőkkel való kommunikációban és számtalan módon lehet kihasználni az eseményhez kapcsolódóan. Általa rövid napindító és –záró üzeneteket küldhetünk a fiataloknak, emlékeztetőt küldhetünk egy-egy programmal kapcsolatban, amennyiben azok előkészületet igényelnek és már előzetesen szükség van az aktivitásra (pl. saját eszközökre, megadott öltözetre van szükség). Ezen keresztül tudjuk a fiatalok tanulási folyamatát is segíteni megadott kérdésekkel. Amennyiben tudjuk, hogy a résztvevők egy megadott szabadidős tevékenységen vesznek együttesen részt, jó ötlet lehet ahhoz kapcsolódóan pár kérdést feltenni nekik, melyek kapcsolódnak az ifjúsági csere fő témájához és elgondolkodtatják őket. Esetünkben a fiatalok kifejezetten érdeklődtek a Veszprémi Utcazene Fesztivál iránt, ahová több napon is kilátogattak, az ifjúsági cserének pedig fontos része volt egy utcai performansz megtervezése, így arra kértük őket, hogy figyeljék meg a fesztivál előadásait, inspirálódjanak belőlük, a tanulásukat pedig erre irányuló kérdésekkel segítettük, melyeket a csoportvezetőkkel tudtak szabadidejükben átbeszélni.
Sajnos a felugró üzeneteken kívül nincs más mód az alkalmazás ingyenes módjában arra, hogy beszélgetést kezdeményezzünk a résztvevőkkel, kétirányú kommunikációra pedig abszolút nincs lehetőség, így érdemes összehangolni a LineUpr-t egy másik, minden résztvevő által használt üzenetküldő alkalmazással is és itt készíteni egy csoportbeszélgetést. Itt a szervezők és csoportvezetők gyorsan tudnak egymással információt cserélni, SOS helyzetekben azonnal elérhetőek egymás számára.
Mindebből arra lehet következtetni, hogy a LineUpr használata egy-egy ifjúsági esemény során segíteni tudja a gördülékeny kommunikációt a szervezők és résztvevők közt. Ugyanakkor fontos nem elfelejteni, hogy megvannak a maga korlátjai, illetve érdemes a lehető legjobban kihasználni a benne rejlő lehetőségeket, hogy minél érthetőbb és átláthatóbb legyen a résztvevők számára – erre nagyon jó megoldás, ha következetesen használjuk a kategóriákat és energiát fektetünk abba, hogy minden programelem megfelelő helyen szerepeljen.
A bejegyzést írta: Turda Luca
